آموزش در زمینه ورد به طور کامل

کامپیوتر

 

 
اموزش word

وقتی می خواهید برنامه word را اجرا کنید جهت ورود به برنامه بسته به انتخاب خود چند روش در اختیارتان قرار می گیرد که بهتر است آنها را امتحان نموده باشید.

.1 استفاده از میله start

.2 استفاده از icon میانبر برنامه word درDesk Top که به طور مضاعف روی آن کلیک می کنیم.

.3 استفاده از دکمه های نوارانتخاب ابزار word اگر در هنگام نصب نوار میانبر Office را نیز نصب نموده باشید، روی Desktop آن را مشاهده می کنید و می توانید از این طریق وارد برنامه word  شوید.

.4 کلیک کردن Icon روی یکی از فایل های word از طریق My computer, Explorer و یا ...

.5 انتخاب کنید میانبر word از نوار وظیفه ( TaskBar )

 

خارج شدن از برنامه word

 

بعد از اتمام کار در word باید پنجره آن را بست جهت این کار از روش های زیر استفاده نمایید:

.1 استفاده از گزینه Exit منوی File

.2 استفاده از گزینه Close از کلید های کنترلی

.3 استفاده از دستور Close از منوی فایل ( جهت خروج از فایل )

.4 دو بار کلیک روی دکمه در نوار عنوان ( TitleBar )

.5 کلیک روی دکمه و انتخاب گزینه Close

.6 استفاده از کلید ترکیبی Alt + F4

 

 

 

معرفی قسمتهای مختلف Word  

 

تصمیم داریم تا شما را در این قسمت با نمای کلی برنامه و نحوه تایپ را در آن آشنا سازیم . وقتی word را باز می کنید پنجره اصلی آن را مشاهده می نمایید همانطور که می دانید پنجره word مانند دیگر برنامه های windows است. اما بعضی از ویژگیها نیز مختص word می باشد، می خواهیم به بررسی پنجره word بپردازیم.

 .1 ‍Title bar

نوار عنوان برنامه می باشد. نام برنامه و نام فایل که در ابتدا Document می باشد، در آن قرار دارد.

Control menu .2

دکمه control برنامه می باشد که شامل دستورات بزرگ نمایی ، بستن و موارد دیگر می باشد.

Menu bar .3

نوار باریکی شامل فهرست تمام گزینه های برنامه می باشد.

Standard toolbar .4

جعبه ابزاری شامل تمام فرامین استاندارد، مانند باز کردن، چاپ ذخیره کردن و موارد دیگر می باشد.

Formatting .5

شامل تمام فرامین مربوط به قالب بندی متن می باشد.

Task pane .6

یک محیط کاری کوچک می باشد که بر طبق انتخاب نوع فرامین تغییر می کند در واقع این قالب نحوه دسترسی به فرامین را آسانتر می کند.

 

Ruler .7

دو بخش در قسمت بالا و چپ،‌ صفحه وجود دارد که می توان واحد آن را تغییر داد و به وسیله آن حاشیه بندی را تنظیم نمود. محدوده سفید در خط کش محدوده تایپ می باشد.

Status bar .8

زمینه پیام برنامه می باشد، که وضعیت فعلی صفحه جاری، مکان نما، شماره صفحه، ذخیره سازی و دیگر موارد را نشان می دهد.

Help .9

راهنمای برنامه می باشد که با تایپ سئوال درون آن، پنجره Help پیشرفته باز می شود.

وارد کردن متن

 

به محض اینکه برنامه را اجرا نمودید، word آماده تایپ می باشد. محل تایپ همان خط عمودی چشمک زن می باشد که به آن مکان نما یا نقطه درج نیز می گویند بعد از تایپ اگر متوجه اشتباه خود شدید از دکمه Backspace برای پاک کردن حروف قبل از مکان نما استفاده نمایید. از دکمه delete نیز جهت حذف حروف بعد از مکان نما استفاده می شود. اگر بخواهید به سطر پایین بروید کافی است کلید Enter را بفشارید .

 

برای اینکه بعد از تایپ بتوانید به متن خود خصوصیاتی را اعمان نمایید، آن را ویرایش یا تصحیح نمایید. ابتدا باید آن را انتخاب کنید برای این کار کافی است از دکمه F8 یا shift و فلش های جهت دار استفاده نمایید با هر بار فشردن کلیدهای جهت دار یک سطر یا یک حرف انتخاب می شود در این روش کلیدهای Page Down, Page up, End, Home نیز کاربرد دارند. اگر بخواهید می توانید این کار را با استفاده از ماوس انجام دهید، نشانگر ماوس را در محل مورد نظر قرار داده و دکمه سمت چپ آن را نگه دارید و با حرکت دادن اشاره گر متن را انتخاب نمایید . می توانید با استفاده از ماوس و صفحه کلید نیز متن را انتخاب نمایید. در این روش کافی است جهت انتخاب متن مورد نظر محل شروع را با کلیک ماوس تعیین نمایید. سپس shift را پایین نگه دارید و در نقطه بعد کلیک کنید.

نکته : برای غیر فعال کردن F8 کافیست دکمه Esc زده شود.

اعمال فرامین

جهت اجرای فرامین در word کافی است با ماوس روی آنها کلیک کنید. اگر بخواهید این کار را با صفحه کلید انجام دهید می توانید از کلید ctrl و ترکیب آن با سایر دکمه ها استفاده نمایید. اگر بخواهید ازطریق منوها به گزینه ها دسترسی پیدا کنید از دکمه Alt برای فعال کردن منوها و فلش های جهت دار برای حرکت در منوها استفاده شود، جهت خروج از منوها از طریق صفحه کلید کافی است کلید Esc را بفشارید.

 

ایجاد پاراگراف در Word

درWord به مجموعه ای از خطوط که به صورت واحد گروه بندی شوند پاراگراف گویند. پاراگراف با دکمه Enter پایان می پذیرد.

جابجایی و کپی کردن متن

در بیشتر موارد بعد از تایپ لازم است متن را جابجا یا کپی نمایید. این روش برای فواصل کوتاه کاربرد دارد که ابتدا آن را انتخاب نموده ، اشاره گر ماوس را دقیقا روی متن انتخابی قرار داده و سپس آن را به محل جدید Drag کرده و دکمه ماوس را رها کنید. اگر همزمان با انجام این عمل دکمه Ctrl را نگه دارید یک  کپی از آن تهیه می شود.

معرفی Task Pane

همانگونه که در معرفی قسمت های مختلف صفحه کاری Word توضیح داده شد، Task pane جهت برقراری ارتباط با موضوعات مختلف و سهولت در انتخاب فرامین کاربردی در سمت راست برنامه قرار دارد و موارد زیر را شامل می شود.

.1 (( New Document )) امکان ایجاد اسناد جدید و دسترسی به سندهای موجود را فراهم می سازد.

.2 (( Clip board )) محتویات حافظه موقت را نمایش می دهد.

.3 (( Search )) جستجو در بین اسناد موجود در سخت دیسک یا شبکه اینترنت را بر عهده دارد.

.4 (( Translate )) دستیابی به ترجمه لغات را میسر می سازد.

.5 (( Mail merge )) جهت دسترسی به راهنمای ترکیبنامه ها و برای ترکیب اسناد متنی دارای فهرست اطلاعات کاربرد دارد.

.6 (( Reveal Formatting )) با این گزینه کاربر با کلیک روی متن خصوصیات و قالب بندی آن را در می یابید.

.7 (( Insert Clip Art )) برای درج تصاویر از مجموعه تصاویر در سند به کار می رود.

.8 (( Style and Formatting )) جهت مشاهده، استفاده و تصحیح سبک ها به کار می رود.

برای استفاده از Task pane به نکات زیر توجه کنید:

.1 برای فعال سازی و غیر فعال سازی آن از منوی View،  Task pane را فعال سازید.

.2 برای به نمایش گذاشتن Task pane های دیگر بر روی مثلث سیاه  بالای  Task pane کلیک کنید و در منوی فرعی که ظاهر می شود، آنها را انتخاب نمایید.

.3 جهت بستن Task pane از دکمه Close در کادر ذکر شده استفاده نمایید.

- Task pane به طور پیش فرض پس از ورود به Word ظاهر می شود، برای جلوگیری از آن باید گزینه Show at startup در کادر مربوطه را غیر فعال نمایید.

در صورتی که نوار ابزارها به هر علتی در محیط کار Word غیر فعال شوند برای ظاهر کردن آنها چند روش وجود دارد:

.1 استفاده از گزینه Toolbars در منوی View.

.2 استفاده از برگه Toolbars در گزینه Customize از منوی Tools.

.3 به کار بردن کلید سمت راست ماوس در فضای خالی انتهای نوار ابزارهای فعال .

(  Formatting ) قالب بندی :

برای زیبا سازی و شکل دادن به متن باید آن را قالب بندی نمود قالب بندی در سه قسمت اعمال می شود: حروف ، پاراگراف و صفحه.

در هنگام قالب بندی متن به چند نکته توجه نمایید:

.1 با انتخاب گزینه Reveal Formatting در Task pane  می توان قالب بندی متن انتخابی را مشاهده نمود. دو روش دیگر جهت انجام این کار وجود دارد.

·        فشردن کلید Shift + F1

·        استفاده از گزینه What is this در منوی Help.

.2 فونت های مورد استفاده در Word قابل افزایش اند و واحد مورد استفاده در آن Point  می باشد که برابر 1/72 اینچ می باشد.

.3 قالب بندی برای حروف به دو صورت انجام می گیرد: بر کلمات یا پاراگراف های انتخاب شده یا از محل مکان نما به بعد.

.4 اگر گزینه Typing replaces selection در Tools> Option> Edit  فعال باشد، پس از انتخاب یک کلمه می توان بر روی آن تایپ نمود.

.5 هر متنی که انتخاب شود با دکمه Back space، Delete یا  Enter حذف و یا تایپ حروف جدید جایگزین می گردد.

.6 یکی از روش های ویژه در تعیین مکان تایپ در سند استفاده از ماوس می باشد کافی است با نشانگر ماوس که در سند به صورت ( I ) درآمده، در هر جای متن دو بار کلیک نمود. اگر این عمل مکان نما را در آن مکان فعال ننمود از منوی Tools گزینه Option را انتخاب نمایید و در برگه Edit گزینه Enable click and type را فعال کنید و سپس دکمه Ok را بفشارید.

.7  اگر در هنگام انتخاب متن به وسیله ماوس ، ماوس را جابجا نمایید متن نیز همراه آن جابجا می شود.

.8 د رهنگام تایپ اگر از دو دکمه  Shift + Enter استفاده نمایید. در یک پاراگراف یک خط جدید بدون شکست پاراگراف ایجاد می شود.

.9 اغلب کاراکترهایی که در سند استفاده می شوند ، مشاهده و چاپ می شوند ولی بعضی از حروف مانند: Tab,Enter,Space و یا کاراکترهای ویژه قابلیت چاپ را ندارند و تنها می توان با فعال نمودن دکمه آن در نوار ابزار استاندارد آنها را مشاهده نمود و از آنها در ویرایش متن استفاده کرد به این نوع حروف Non printing و یا کاراکترهای غیر قابل چاپ می گویند. ( نامرئی Invisible ).

 

شرح کامل Formatting

در قسمت قبل با قالب بندی متن و نحوه فعال نمودن پنجره آن آشنا شدید. حال می خواهیم به توضیح گزینه های داخل آن بپردازیم.

Font -: نوع قلم مورد استفاده جهت نمایش کاراکترها را تعیین می کند.

Font Style -: نمای ظاهری قلم کاراکترها را مشخص می کند، که ( Regular ) معمولی ، ( Italic ) مایل ، ( Bold ) ضخیم و تو پر ، Italic Bold )  ضخیم و مایل ) می باشد.

Size -: اندازه قلم را بر حسب واحد Point مشخص می کند.

Font Color -: رنگ قلم را تعیین می کند.

Underline Style -: خطوط مختلفی را در زیر کاراکترها تعیین می کند.

Underline Color -: رنگ خط زیر کاراکترها را مشخص می کند.

Effects -: در این قسمت فرمت های مختلف ظاهری قلم وجود دارد، این فرمت ها عبارتند از : Strikethrough ( رسم خط در وسط کاراکترها ) ، Double Strikethrough ( رسم دو خط در وسط کاراکترها ) ، Superscript ( تندیس نویسی Subscript ) ( توان نویسی ) ، Shadow ( سایه زدن ) ، Outline ( خط دور قلم ) ، Emboss ( برجسته Engrave ) ( حکاکی ) Small cops ( حروف کوچک را هم اندازه حروف بزرگ می کند ) All cops ( بزرگ کردن همه حروف ) Hidden ( مخفی کردن ) یک کادر سفید کوچک به عنوان Preview فرمت بندی جدید پیش فرض برنامه می شود و هر بار که به برنامه Word وارد می شویم درنوار ابزار Formatting آن را مشاهده می نماییم.

Redo, Undo

دو گزینه در Word جهت تکرار و یا جلوگیری از عملکردها وجود دارد ، Undo گزینه ای برای ملغی کردن آخرین عمل می باشد و Redo جهت لغو Undo می باشد این گزینه پس از عمل Undo امکان دارد گزینه Repeat نیز تنها آخرین عمل انجام شده را مجددا تکرار می نماید.

این سه گزینه در منوی Edit، نوار ابزار Standard قرار دارند و کلید های ترکیبی Ctrl + Z ،Undo و Ctrl +y، Redo می باشد. در سمت راست دکمه هر د و گزینه Undo , Redo دو فلش سیاه وجود دارد ، که این دو فلش کلیه عملکردها را نمایش می دهند و می توان به جای هر بار کلیک روی دکمه ها از طریق این دو سریعتر اعمال انجام شده را به عقب باز گردانید.

Cu t , Copy , Paste

در درسهای قبلی کپی و انتقال متون را از طریق drag ماوس و دکمه Ctrl فرا گرفتید.

حال قصد داریم کپی و درج و انتقال را با استقاده از سه گزینه Cut ,Copy ,Paste بیاموزیم، در این روش چند نکته مورد نظر است :

.1 قبل از انجام Cut  , Copy  ابتدا باید موضوع یا متن را انتخاب نمایید.

.2 قبل از انجام  Paste محل درج را مشخص نمایید.

.3  این سه گزینه را می توان جهت کپی یا انتقال از یک محل به محل دیگر در سند جاری ، از یک سند به سند دیگر و یا از یک سند به فایل دیگر در برنامه دیگر انتقال داد.

.4  این سه گزینه امکان استفاده از موضوع یا متنی را بدون تکرار فراهم می سازد.

.5 Cut ( ذخیره درحافظه و حذف ) ، Copy ( ذخیره در حافظه )

و Paste ( فرا خوانی از حافظه ) می باشد.

.6 در هنگام Paste دکمه Paste Option در گوشه سمت راست ظاهر می شود که با کلیک روی آن چهار گزینه ظاهر می شود که به ترتیب نگهداری قالب بندی ابتدایی در محل جدید ، اعمال قالب بندی محل جدید به متن درج شده ، نادیده گرفتن قالب بندی ها و امکان استفاده از فرمت های Task pane می باشند.

.7 در زمان استفاده از حافظه موقت Task آن در سمت راست صفحه ظاهر می شود که در دروس بعدی به توضیح آن می پردازیم .

.8 موضوع یا متن Copy و یا Cut شده در حافظه موقت نگهداری می شود، که این حافظه تا 24 موضوع یا متن را نگهداری می کند.

.9 حافظه موقت تمامی پنجره ها و برنامه های تحت Windows را پشتیبانی می کند نحوه اجرای گزینه های Copy , Cut , Paste ابتدا متن مورد نظر را انتخاب کنید.

سپس از طریق نوار ابزار Standard گزینه Cut را به کار ببرید، متن انتخاب شده در حافظه موقت قرار می گیرد. مکان نما را در محلی که باید متن قرار گیرد بگذارید.

پس از منوی Edit گزینه Paste را برگزینید، موضوعی که در حافظه نگهداری می شد حال در محل مکان نما قرار دارد.

 

چند نکته در هنگام کار با Word

 

برای دسترسی به فایل هایی که اخیرا گشوده شده می توان از منوی File استفاده نمود ، که در انتها به طور پیش فرض نام 4 فایل همراه با مسیر آنها مشاهده می شود. می توان با گزینه File List Recently Used در برگه General گزینه  Option در منوی  Tools آن را تا 9 مورد افزایش داد.

 

.1 خطوط موجی رنگ قرمز و سبزی که در هنگام تایپ در زیر کلمات مشاهده می شوند،‌ به ترتیب برای تصحیح اشتباهات تایپی در دیکته  ((Spelling و گرامر (Grammar ) در جمله می باشند برای فعال سازی آنها روش هایی وجود دارد که ساده ترین آنها فشردن کلید سمت راست ماوس بر روی دکمه Spelling در نوار ابزار Status bar و انتخاب هر دو گزینه Hide می باشد.

2 یکی از قابلیت های Word استفاده از چند پنجره به طور همزمان می باشد، به طوری که اگر چند فایل را باز نموده باشید، به چند روش می توانید آنها را مشاهده و استفاده کنید:

·        استفاده از Task bar و کلیک روی نام فایل ها.

·        استفاده از دو کلید Alt + Tab ( عمل Switch ).

·        استفاده از منوی Window و انتخاب فایل مورد نظر.

.3 جهت مرتب سازی پنجره ها کافی است از منوی Window گزینه Arrange all را انتخاب نمایید. پنجره فعال پنجره ای است که نوار عنوان آن پر رنگ باشد، برای این کار می توان روی پنجره مورد نظر کلیک نمود.

.4 جهت تقسیم پنجره جاری از منوی Window گزینه Split را به کار ببرید و جهت حذف آن ، عمل عکس را انجام دهید و یا روی خط تقسیم دو بار کلیک کنید. این خط قابلیت جابجایی دارد. در این حالت می توان هم زمان دو قسمت مختلف از فایل را مشاهده نمود.

.5 برای ایجاد یک نمای جدید از پنجره جاری می توان از گزینه New Window در منوی  indow استفاده نمود، که یک فایل با نام همان فایل جاری و نسخه جدید ایجاد می شود.

 

Clip Board حافظه موقت

 

همانگونه که در قسمت قبل گفته شد موضوع یا متنی که Cut و یا کپی شود، در حافظه موقت قرار می گیرد.

نسخه جدید Word امکان ذخیره موضوعات Cut یا کپی شده تا 24 عدد را دارا می باشد، تا کاربر بتواند  در مواقع لزوم آنها را مورد استفاده قرار دهد. بدین ترتیب می توان متن یا موضوعات مختلف را در فایل ها و برنامه های Office قرار داد و سپس آنها را به تنهایی، کلی و به دفعات در محل مکان نما درج نمود. اگر عمل کپی را دو بار پشت سر هم انجام دهید، Task pane حافظه موقت در سمت راست صفحه ظاهر می شود.  در این کادر در قسمت بالا دو فلش Forward و Back جهت رفتن به Task بعدی و قبلی تعداد موضوعات موجود در حافظه و مثلث سیاه رنگی که با کلیک روی آن منوی کوچکی ظاهر می شود و گزینه های دیگر Task pane را فعال می سازد مشاهده می شود. با دکمه Paste all تمام موضوعات موجود در حافظه به یکباره و به ترتیب در محل مکان نما قرارمی گیرند و با دکمه Clear All نیز موضوعات قرار گرفته در حافظه به طور کلی حذف می شوند. فهرست موضوعات در حافظه نیز در پایین این دو دکمه قرار دارند، با کلیک روی هر یک از آنها مثلث سیاهی در سمت راست فعال می شود و با کلیک روی آنها دو گزینه Paste و Delete جهت درج و حذف موضوع انتخابی در محل مکان مشاهده می شوند. در پایین Task یک راهنمای کوچک و دکمه Option قرار دارد که فعال و غیر فعال سازی نمایش Task bar در نوار وظیفه و نمایش حافظه موقت به طور خودکار و موارد دیگر را شامل می شود جهت درج محتویات داخل حافظه به جز موارد ذکر شده با یک کلیک روی هر موضوع در فهرست نیز می توان آن را بر روی صفحه درج نمود.

 

Zoom ( بزرگ نمایی و کوچک نمایی )

 

دکمه Zoom که در هنگام تایپ، ویرایش، ترسیم جدول، اشکال و سایر موارد به کرات استفاده می شود، جهت بزرگ نمایی و کوچک نمایی صفحه به کار می رود دکمه Zoom در نوار ابزار Standard قرار دارد و یک فلش سیاه در سمت راست جهت انتخاب درصد های مختلفی وجود دارد. این درصدها از100%

به بالا برای 50 تایپ و 75% برای ترسیمات اشکال و جداول ، 25% و 10% برای نمایش صفحه ،‌ Whole page تمام صفحه ، Tow pages دو صفحه ،‌ عرض صفحه Page Width و Text With محدوده تایپ ( حاشیه ) می باشند. دسترسی به گزینه Zoom از منوی View نیز امکان پذیر است ،  که با انتخاب آن کادر محاوره ای گشوده می شود.

توجه داشته باشید که Zoom بر اندازه موضوعات م متن و یا صفحه تاثیری نمی گذارد بلکه تنها از لحاظ نمایشی، صفحه جلوتر و عقب تر مشاهده می شود.

 

Save ( ذخیره سازی در سند )

 

هر عملی که در داخل Word انجام می شود، تنها در حافظه موقت قرار می گیرد و با خاموش و روشن شدن رایانه از بین می رود. بنابراین برای اینکه اطلاعات از بین نرود باید ضبط دائمی در دیسک سخت انجام گیرد برای این کار کافی است عمل ذخیره سازی را انجام دهید جهت انتخاب این گزینه سه روش وجود دارد.

.1 انتخاب گزینه Save از منوی File.

.2 استفاده از دکمه Save در نوار ابزار Standard.

.3 به کار بردن کلید های ترکیبی Ctrl +S.

پس از انتخاب Save کادر محاوره ای آن گشوده می شود، در این کادر فهرست Save in می توان مسیر ذخیره سازی را مشخص نمود. نوارتعیین محل نیز روشی برای انتخاب مسیر می باشد. در File name می توان نام فایل را تایپ نمود. در قسمت Save as Type نیزمی توان فرمت ذخیره سازی راتعیین نمود. دکمه Save

نیز جهت تایید به کار می رود. توجه داشته باشید سندی که برای بار اول ذخیره می شود، کادر محاوره ای Save as برای آن گشوده خواهد شد و در دفعات بعدی دیگر کادری گشوده نمی شود و فقط اطلاعات جدبد ذخیره می شود نام پیش فرض اسناد در Document Word می باشد بدین ترتیب پسوند آنها نیز Doc می باشد.

 

Open( باز کردن سند )

 

هر گاه نیاز باشد تا فایل کار شده و ذخیره شده قبلی بر روی صفحه Word گشوده  شود، کافیست گزینه Open انتخاب شود. جهت این کار سه روش وجود دارد.

.1 استفاده از گزینه Open در منوی File.

.2 کلیک روی دکمه Open در نوار ابزار Standard.

.3 به کار بردن کلید های ترکیب Ctrl + O

.4 استفاده از Task pane در Open document.

پس از به کار بردن هر یک از روش های فوق کادر محاوره ای آن گشوده می شود، در این کادر در قسمت نوار تعیین محل می توان محل جست و جو جهت باز کردن فایل در قسمت File name نام فایل و در قسمت File of type انشعاب آن را انتخاب نمایید سپس روی دکمه Open بفشارید.

در هنگام گشودن فایل ها اگرقصد انتخاب و باز کردن چند فایل به صورت همزمان را دارید در صورتی که در کنار هم قرار دارند ابتدا روی اولین فایل کلیک نمایید و سپس در حالی که دکمه Shift را پایین نگه داشته اید، آخرین فایل را انتخاب کنید. در این روش می توانید بعد از کلیک و نگه داشتن دکمه Shift از فلش های مکان نمای روی صفحه کلید نیز استفاده نمایید و برای انتخاب چند فایل به صورت گزینه ای می توانید از ترکیب کلید Ctrl +  دکمه سمت چپ ماوس نیز استفاده نمایید. شما می توانید در کادر محاوره ای Open عملیات حذف، انتقال و کپی نمودن فایل ها در پوشه های مختلف را نیز انجام دهید.

در این قسمت از آموزش Word 2002 به بررسی و نحوه استفاده از گزینه New جهت ایجاد فایل های جدید و در ادامه با روش صفحه بندی اسناد آشنا خواهید شد.

 

باز کردن یک سند جدید New ) )

 

جهت ایجاد یک سند جدید در Word می توانید از چهار روش استفاده نمایید :

.1 استفاده از گزینه New در منوی File

.2 کلیک روی دکمه آن در نوار ابزار استاندارد

.3 به کار بردن کلیدهای ترکیبی Ctrl + N

.4 استفاده از Task ( در صورتی که در سمت راست برنامه فعال باشد )

 در صورتی که از روش دوم و سوم استفاده نمایید تنها یک سند جدید بر روی صفحه گشوده می شود، این صفحه برون هیچ کادر محاوره ای یا پرسشی باز می شود. اما اگر از روش اول استفاده نمایید Task آن در سمت راست صفحه گشوده می شود که می توانید از طریق آن به انتخاب های مختلفی دست یابید.

به طورکلی درWord سه نوع سند جدید وجود دارد: خالی  Normal)) ، الگو ( template ) ، ( Wizard ) پسوند فایل های Normal ، Doc و پسوند فایل های الگویی Dot می باشد.

در Task ظاهر شده در سمت راست توسط انتخاب گزینه New موارد زیر قرار دارند:

در قسمت Open A Document چهار فایل که آخرین بار گشوده شده مشاهده می شود گزینه More documents نیز کادر محاوره ای Open را می گشاید. در قسمت New با کلیک روی Blank Web page یک صفحه وب جدید گشوده می شود، با کلیک روی Blank E – mail Message یک صفحه جدید پست الکترونیکی گشوده می شود.

با کلیک روی گزینه Choose Document در قسمت New from Exiting document یک کادر محاوره ای گشوده می شود که بعد از مشخص نمودن مسیر و نام فایل با انتخاب New Create یک فایل جدید انتخاب می شود.

در قسمت New fram template سه گزینه قرار دارد.  General template که کادر محاوره ای  مخصوص الگوها و ویزاردها را می گشاید. الگوها کاربردهای مختلفی دارند. به طور مثال برای اینکه بتوان طرحی را از ابتدا برای یک نامه یا گزارش از پیش تعیین شده اماده نمود. در واقع الگوها اسنادی شامل اجزای ثابت با قالب بندی های تعریف شده اند. اما ویزاردها الگو هایی هستند که پس از گشوده شدن چند کادر پرسشی و در نهایت فشردن دکمه Ok سندی را در اختیار کاربر قرار می دهند. استفاده از الگو مزیت های فراوانی دارد ، به گونه ای که در صورت استفاده مکرر از یک طرح نیازی به قالب بندی و تایپ مجدد اجزای ثابت آن نیست . دیگر اینکه قالب بندی توسط کاربر قابل کنترل شدن است و استفاده از الگوها باعث یکسان شدن قالب بندی ها در طول ایجاد اسناد خواهد بود.

استفاده از الگوها به کار بردن گزینه Save as را کمتر می کند. به این صورت که اگر فایلی را گشوده باشید و پس از کمی تغییرات نیاز به Save as نمودن آن داشته باشید و این عمل به طرز مکرر انجام گیرد پس از مدتی ممکن است در اثر تکرار به جای save as از Save استفاده شود و فایل اولیه با تغییرات ذخیره شود. اما در صورتی که از الگوها استفاده نمایید همیشه یک فایل جدید گشوده می شود و دیگر نیازی به Save as نمی باشد.

 

در کادر محاوره ای Templates، 9 برگه وجود دارد که شامل انواع الگوها و ویزاردهای مختلف می باشند. در برگه General یک سند Normal، یک سند Web page و یک سند پست الکترونیکی قرار دارد. سه دکمه نمایشی جهت نشان دادن فهرست فایل های ، یک پیش نمایش و در قسمت پایین کادر گزینه Create New برای گشودن اسناد به صورت Normal و Template وجود دارند می توانید برای دسترسی به نامه های الگویی به جز استفاده از الگوها از منوی Tools گزینه Letters and Mailines را انتخاب نمایید و از زیر منوی آن جهت ایجاد نامه های الگویی و پاکت نامه استفاده نمایید.

Template on my web sites امکان ایجاد یک فایل بر اساس الگوی وب را میسر می کند

Template on Microsoft . com با کلیک روی این گزینه می توان از مجموعه الگوهای به روز شده Microsoft office استفاده نمود.

 

تنظیمات صفحه (PAGE SETUP )

 

پس ازایجاد اسناد لازم است آن ها را تنظیم نمایید. البته تنظیمات صفحه در Word به طور خودکار صورت گرفته است. یعنی ( حاشیه ای که در سمت چپ و راست و بالا و پایین و محدوده تایپ و همچنین صفحه بندی ). دو خط کش در سمت چپ  و بالای صفحه نیز که در قسمت های بعدی به توضیح آنها خواهیم پرداخت نیز جهت تنظیمات به صورت دستی به کار می روند برای دسترسی به Page Seteup از منوی File استفاده می شود. می توانید با دابل کلید روی خط کش نیز کادرPage seteup را بگشایید. این کادر شامل سه برگه می باشد، که به توضیح بعضی از قسمت های آن خواهیم پرداخت.

در برگه Margine که مربوط به حاشیه ها می باشد در قسمت Margine می توان حاشیه صفحه را از چهار طرف صفحه تنظیم نمود. این حاشیه به طور پیش فرض در کاغذ A4 ( 2/54 cM از بالا و پایین ) و ( 3/17 CM از چپ و راست ) است. گزینه Gutter برای تنظیم مقدار کناره و یا شیرازه ای است که جهت صفحه بندی و جلد کردن یک  سند به کار می رود. بادر برگه Margine که مربوط به حاشیه ها می باشد در قسمت Margine می توان حاشیه صفحه را از چهار طرف صفحه تنظیم نمود. این حاشیه به طور پیش فرض در کاغذ A4 ( 2/54 cM از بالا و پایین ) و ( 3/17 CM از چپ و راست ) است. گزینه Gutter برای تنظیم مقدار کناره و یا شیرازه ای است که جهت صفحه بندی و جلد کردن یک  سند به کار می رود. با Position gutter نیز می توان محل آن را مشخص نمود. درقسمت Orientation جهت صفحه به صورت افقی و عمودی تعیین می شود. با گزینه Multiple Pages در قسمت Pages می توان تعیین نمود که صفحات در چاپ مشاهده می شود و با گزینه Apply To می توان تعیین نمود که تغییرات بر روی کل فایل صورت گیرد و یا از نقطه مکان نما به بعد با کلیک روی Default کلیه تغییرات انجام شده پیش فرض Word می شود، تا در صورت اجرای مجدد برنامه تنظیمات قبلی وجود داشته باشند.

دربرگه Paper در قسمت Paper Size اندازه کاغذ تعیین می شود که به طور پیش فرض A4 است گزینه Costom Size در این قسمت با تعیین اندازه در Width و Height اندازه صفحه را به طور دستی تنظیم می کند.

 

پیش نمایش قبل از چاپ ( Print Preview )

 

هر چند که برنامه Word به گونه ای طراحی شده است که هنگام تایپ و قالب بندی و انجام دیگر موارد در نمای Print layout ، تقریبا صفحات داخل یک سند را مانند اسناد چاپ شده می توان مشاهده نمود، اما در هر صورت لازم است که قبل از چاپ نهایی از گزینه Print Preview استفاده نمود . این نما باعث می شود که احتمال خطا در چاپ کمتر شود و کاغذ کمتری استفاده شود . این نما دقیقا مواردی دارد که در چاپ مشاهده می شود، نشان می دهد تا در صورت لزوم بخشی که مورد نظر نبود حذف شود. در این نما می توان متن را غلطگیری نمود و آخرین بخش های قالب بندی را نیز اعمال نمود. دو روش جهت دسترسی به پیش نمایش قبل از چاپ وجود دارد:

.1 استفاده از Print preview در منوی File

.2 کلیک روی دکمه Print Preview در نوار ابزار Standard

پس از ورود به این نما بلا فاصله نوار ابزار آن مشاهده می شود. گزینه Preview نیز در نوار عنوان بالای صفحه مشاهده می شود.

 

حال به شرح دکمه های نوار ابزار Preview به ترتیب از سمت چپ به راست خواهیم پرداخت :

Print -: سند جاری در پیش نمایش را به طور کامل چاپ می کند.

 

Magnifler -: این دکمه بزرگ نمایی و کوچک نمایی صفحات را بر عهده دارد. با خاموش بودن این دکمه می توان قالب بندی و تایپ در این نما را انجام داد.

 

One page -: پیش نمایش را به صورت تک صفحه ای نشان می دهد. ( در صورتی که از Onepage استفاده می نمایید جهت مشاهده صفحات قبلی و بعدی از دکمه های Page up و Page Down استفاده نمایید. )

 

Multiple pages -: پیش نمایش را به صورت چند صفحه به طور همزمان نشان می دهد.

 

Zoom -: جهت بزرگ نمایی و کوچک نمایی با انتخاب عدد به کار می رود.

 

View ruler -: با کلیک روی این گزینه می توان خط کش را فعال و غیر فعال ساخت . خط کش بیشتر جهت تنظیمات حاشیه استفاده می شود.

 

Shrink to fit -: این گزینه جهت فشرده سازی متن و پاراگراف ها و یا حذف فضای سفید اضافی دو صفحه را به یک صفحه تبدیل می کند.

 

Full screen -: با کلیک روی این گزینه صفحات به صورت تمام متن نمایش می یابند.

 

Close -: در انتها پس از نمایش وتغییرات در محیط Print preview با کلیک روی این دکمه از این نما خارج شده و به محیط اصلی Word باز گردید.

 

چاپ ( print )

اغلب اوقات پس از تهیه یک سند نیازبه چاپ آن دارید تا محتویات داخل آن را روی کاغذ مشاهده نمایید. جهت دسترسی به این گزینه سه روش وجود دارد. 

.1 انتخاب گزینه ( print ) از منوی File ( با کلیک روی این گزینه می توانید تعداد صفحات دلخواه را چاپ نمایید. )

.2 کلیک روی دکمه Print د رنوار ابزار Standard ( چاپ سند به طور کلی )

.3 به کار بردن کلیدهای ترکیبی Ctrl + P ( این گزینه نیز امکان چاپ صفحات دلخواه را به کاربر می دهد)

پس از کلیک روی هر یک از روش های فوق و یا به کار بردن کلید های ترکیبی آن ، کادر محاوره ای print گشوده می شود. در این کادر،‌ در قسمت Printer Name در صورتی که دو یا چند چاپگر برای دستگاه تعریف شده باشد می توان نام چاپگری که به دستگاه متصل است را جهت چاپ انتخاب نمود. در این کادر مشخصات و نوع اتصال نیز مشخص است.

 

Properties -: با کلیک روی این دکمه کادر محاوره ای تنظیمات چاپگر گشوده می شود که با انتخاب هر نوع چاپگر این کادر کمی متفاوت است.

Find printe -:  این گزینه جهت جستجوی چاپگر در شبکه به کار می رود.

 

Print to file - : با انتخاب این گزینه می توان فایل را با انشعاب PRN جهت چاپ ذخیره نمود.

ج

Manual duplex -: این گزینه جهت چاپ اسناد به صورت پشت و رو به کار می رود.

در قسمت Page Range می توان محدوده چاپ را تعیین نمود.

 

All -: اگر این گزینه را فعال سازید تمامی محتویات فایل چاپ می شود.

 

Current page -: این گزینه تنها صفحه جاری را چاپ می کند. صفحه جاری، صفحه ای است که یا مکان نما در آن قرار دارد یا نشانگر ماوس.

 

Pages -: این گزینه امکان چاپ چند صفحه به صورت تکی و یا سری را تعیین می کند به گونه ای که اگر بین شماره صفحات از خط فاصله استفاده نمایید کل صفحات از شماره شروع تا پایان را چاپ می کند و اگر بین صفحات را با کاما جدا نمایید تنها صفحات مورد نظر چاپ می شوند.

Selection -: در صورت

/ 0 نظر / 15 بازدید